Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Yksikön sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä yksikön sihteeriä liittymään tiimiimme. Tässä roolissa toimit keskeisenä tukihenkilönä yksikön päivittäisessä toiminnassa ja varmistat, että hallinnolliset prosessit sujuvat tehokkaasti ja ammattimaisesti. Yksikön sihteerinä työskentelet tiiviissä yhteistyössä yksikön johdon, henkilöstön ja sidosryhmien kanssa, ja tehtäväsi edellyttävät erinomaista organisointikykyä, viestintätaitoja sekä kykyä hallita useita tehtäviä samanaikaisesti.Päivittäisiin tehtäviisi kuuluu muun muassa kokousten järjestäminen ja pöytäkirjojen laatiminen, asiakirjojen hallinta, aikataulujen koordinointi sekä sisäisen ja ulkoisen viestinnän tukeminen. Lisäksi vastaat yksikön taloushallinnon tukitehtävistä, kuten ostolaskujen käsittelystä ja budjettiseurannasta. Olet tärkeä osa yksikön sujuvaa toimintaa ja toimit usein ensimmäisenä kontaktina ulkopuolisille tahoille.Tehtävässä menestyminen edellyttää aiempaa kokemusta toimistotyöstä tai hallinnollisista tehtävistä, sujuvaa suomen kielen taitoa sekä hyviä IT-taitoja, erityisesti Microsoft Office -ohjelmien hallintaa. Arvostamme oma-aloitteisuutta, huolellisuutta ja asiakaspalveluhenkisyyttä. Tarjoamme sinulle monipuolisen ja vastuullisen tehtävän osana ammattitaitoista ja kannustavaa työyhteisöä.Jos olet etsimämme henkilö, joka nauttii hallinnollisista tehtävistä ja haluaa olla mukana tukemassa yksikön toimintaa, lähetä hakemuksesi ja ansioluettelosi mahdollisimman pian. Odotamme innolla kuulevamme sinusta!
Vastuut
Text copied to clipboard!- Kokousten järjestäminen ja pöytäkirjojen laatiminen
- Asiakirjojen hallinta ja arkistointi
- Aikataulujen ja kalenterien koordinointi
- Yhteydenpito sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin
- Taloushallinnon tukitehtävät, kuten laskujen käsittely
- Toimiston tarvikkeiden tilaaminen ja hallinta
- Tietojen syöttö ja ylläpito järjestelmissä
- Raporttien ja tilastojen laatiminen
- Yksikön johdon avustaminen päivittäisissä tehtävissä
- Viestinnän tukeminen ja tiedotteiden laatiminen
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva ammatillinen koulutus tai korkeakoulututkinto
- Aikaisempi kokemus hallinnollisista tehtävistä
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Hyvä suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito
- Hyvät IT-taidot, erityisesti Microsoft Office -ohjelmat
- Tarkkuus ja huolellisuus työssä
- Hyvät vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja oma-aloitteisesti
- Asiakaspalveluhenkisyys
- Valmius oppia uusia järjestelmiä ja toimintatapoja
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Mikä on koulutustaustasi ja miten se tukee tätä tehtävää?
- Kerro kokemuksestasi hallinnollisissa tehtävissä.
- Miten hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti?
- Millaisia IT-ohjelmia osaat käyttää sujuvasti?
- Miten toimit paineen alla tai kiireisessä tilanteessa?
- Kuvaile tilanne, jossa olet onnistuneesti järjestänyt kokouksen tai tapahtuman.
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Miten toimit yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa?
- Mikä motivoi sinua työskentelemään hallinnollisissa tehtävissä?
- Miten kehittäisit yksikön sisäisiä prosesseja?
